| Campo | Obligatorio | Descripción | Observaciones |
| Nombre del archivo | Sí | Nombre del archivo de la imagen. | Puede ser un número, un código, o cualquier texto, pero debe ser único, no puede repetirse. Tiene que ser idéntico al nombre del archivo (espacios, mayúsculas, guiones, etc.) |
| Familia | | | |
| Género | | | |
| Especie | | | |
| Nombre común | | | Si no tiene un nombre muy específico, puede ser más general, como mariposa, musgo, etc. |
| País | | Los datos geográficos se refieren al lugar de colecta de ejemplares o el lugar donde se tomó la fotografí de campo. | |
| Estado | | |
| Municipio | | |
| Localidad | | |
| Fecha de colecta | | Fecha de colecta o de cuando se tomó la fotografía | Fecha: aaaa-mm-dd |
| Fecha de fotografía | | | Fecha: aaaa-mm-dd |
| Autor de fotografía | Sí | | Nombre y apellidos |
| Título | Sí | Título que aparecerá en la imagen (ej. Nombre científico en caso de ser un ejemplar biológico) | Si no se tiene la especie, puede ser género, familia, etc. |
| Temas | | Temas o palabras clave sobre el contenido de la imagen. En caso de ser un ejemplar biológico, incluir la taxonomía superior (Reino, Phylum, Clase, Orden). | |
| Descripción | | Descripción de la imagen con un máximo de 30 palabras. | |
| Colección | | Colección en donde está depositado el ejemplar biológico. | |
| Número de catálogo | | Número de catálogo del ejemplar de colección. | |
| Derechos | | Leyenda con los derechos de uso del recurso. | |